ایجاد فهرست کلمات در Word 

اکثر کتاب‌های رسمی بخشی به نام نمایه دارند که در پایان کتاب درج می‌شود. نمایه فهرستی از کلمه‌های کلیدی کتاب است که مقابل هر لغت شمارۀ صفحه‌هایی که در آنها به‌کاررفته ذکر می‌شود. نمایه به خوانندگان کتاب کمک می‌کند تا یک لغت را به‌راحتی در کل متن کتاب پیدا کنند. یکی از خدمات مؤسسۀ دانش‌گستر فرنام، ایجاد فهرست واژگان برای کتاب‌هاست.

شما نیز می‌توانید برای کتاب یا جزوۀ خود فهرست واژگان بسازید. دقت کنید که فهرست واژگان باید شامل کلمات تخصصی یا کلماتی باشد که خواننده احتمالا برای دانستن شمارۀ صفحهۀ آن نیازمند بررسی فهرست است. کلمات عمومی نباید در فهرست اعلام قرار بگیرند. هیچ کتابی به دلیل داشتن فهرست واژگان طولانی بی‌استفاده کتاب خوبی نشده است.

متن زیر را بخوانید تا با نحوۀ این کار آشنا شوید. پیشنهاد می‌کنیم اگر از ورد نسخۀ 2013 استفاده می‌کنید، فیلم را ببینید.

درحقیقت نمایه راهنمای سریع برای دسترسی به کلمه‌های به‌کاررفته در صفحه‌های مختلف سند است. چگونه می‌توان با Word و به صورت خودکار نمایه ایجاد کرد؟ Word برای ایجاد نمایه در سند قابلیت Index را قرار داده است.

طراحی و ایجاد Index

برای ایجاد فهرست کلمه‌ها (Index) ابتدا باید کلمه‌هایی را که می‌خواهید در فهرست قرار بگیرند مشخص کنید. هر کلمه در فهرست یک ورودی یا Index Entry است.

برای علامت زدن یا مشخص کردن ورودی‌های فهرست یا همان Index Entryها منوی Insert را باز کرده، بعد از رفتن روی گزینۀ Reference روی فرمان Index and Tables کلیک کنید و در کادر مکالمه‌ای که باز می‌شود سربرگ Index را انتخاب کنید. سپس روی دکمۀ Mark Entry کلیک کنید تا کادری به نام Mark Index Entry باز شود.

برخلاف سایر کادرهای مکالمه این کادر تا زمانی که تمام ورودی‌ها را علامت بزنید بازمی‌ماند. برای باز کردن مستقیم این کادر می‌توانید از کلیدهای میانبر Alt + Shift + X استفاده کنید. برای علامت زدن یک کلمه به‌عنوان ورودی (به همین صورت که کادر باز است) روی سند کلیک کرده، با Drag کلمۀ مورد نظر را در سند انتخاب کنید، سپس روی کادر کلیک کنید تا کلمۀ انتخاب‌شده در کادر Mark entry ظاهر شود.

نکته: کلمۀ انتخاب‌شده در سند «ورودی» در نظر گرفته می‌شود و کلمه‌ای که در کادر Main entry ظاهر می‌شود «مرجع». یعنی Word کلمۀ انتخاب‌شده را در کل سند علامت می‌زند و در فهرست کلمه‌ای را نمایش می‌دهد که در کادر Main entry قرار دارد. در اکثر حالت‌ها نیازی به تغییر کلمۀ کادر Main entry نیست، ولی در صورت نیاز می‌توانید کلمۀ داخل کادر را ویرایش کنید، مثلا اگر کلمۀ «قالب‌بندی» به‌عنوان ورودی در سند انتخاب شده و می‌خواهید در فهرست کلمۀ «قالب‌بندی» (Formatting) دیده شود، می‌توانید کادر Main entry را ویرایش کنید و عبارت «قالب‌بندی» را در آن قرار دهید. حالا روی دکمۀ Mark All کلیک کنید تا تمام کلمه‌های از این نوع در سند علامت‌دار شوند. اگر با کلید Mark کلمه را علامت‌دار کنید، فقط همان کلمه‌ای که انتخاب کرده‌اید در فهرست شرکت داده خواهد شد ولی با استفاده از Mark All تمام کلمه‌های مشابه از نوع انتخاب‌شده در کل سند علامت می‌خورند و در فهرست قرار می‌گیرند. برای مثال اگر کلمۀ «قالب‌بندی» را در صفحۀ اول علامت بزنید، بعد از ایجاد فهرست فقط شمارۀ صفحۀ همان کلمه در فهرست قرار می‌گیرد، ولی با استفاده از دکمۀ Mark All تمام کلمه‌های «قالب‌بندی» به‌کاررفته در کل سند علامت می‌خورد و در فهرست شمارۀ صفحۀ آنها دیده خواهد شد.

نکته: اگر می‌خواهید از یک سمبل مانند @ در Main entry استفاده کنید، علامت «;#» را بلافاصله بعد از سمبل تایپ کنید.

Word به صورت خودکار با درج یک فیلد XE (Index Entry) کلمه را علامت‌دار می‌کند و با فعال کردن قابلیت ¶Show/ Hide این فیلد را نمایش می‌دهد. 

به همین روش تمام کلمه‌هایی را که قرار است در فهرست قرار بگیرند یک‌به‌یک انتخاب کنید و علامت بزنید.

با راست کلیک در کادر Main entry و فعال کردن گزینۀ Font می‌توانید متن داخل کادر Main entry را قالب‌بندی کنید. قالب‌بندی انجام‌شده روی کلمه در فهرستی که ایجاد می‌کنید دیده خواهد شد. با انتخاب گزینه‌های Bold و Italic می‌توانید شمارۀ صفحه‌ها را توپر یا کج کنید. بعد از علامت زدن تمام ورودی‌ها روی دکمۀ close کلیک کنید.

بعد از علامت زدن تمام کلمه‌های مورد نیاز، اشاره‌گر را در ابتدای یک صفحۀ خالی در انتهای سند قرار دهید و روی دکمۀ ¶Show/ Hide در نوار ابزار استاندارد کلیک کنید تا علامت‌های پاراگراف مخفی شود. کادر مکالمه Index and Tables را باز کنید و تنظیم‌های زیر را تغییر دهید:

 با انتخاب گزینۀ Right align page numbers شمارۀ صفحه‌ها روبه‌روی کلمه قرار می‌گیرد و در غیر این صورت جلوی کلمه درج خواهد شد. در کادر Column می‌توانید تعداد ستون‌بندی فهرست کلمه‌ها را بین ۱ تا ۴ انتخاب کنید. در صورت علامت زدن گزینۀ Right align page numbers کادر Tab leader نیز اجازه می‌دهد یک علامت برای درج بین کلمه و شماره‌های آن در نظر بگیرید. کادر Formats تعدادی طرح برای قالب‌بندی فهرست کلمه‌ها دارد که می‌توانید یکی را انتخاب کنید.

برای انتخاب زبان فهرست کلمه‌ها از کادر Language استفاده کنید. بعد از تنظیم گزینه‌های مورد نیاز روی کلید Ok کلیک کنید تا فهرست راهنمای کلمه‌ها در محلی که انتخاب کرده‌اید ایجاد شود.

Word به صورت خودکار کلمه‌های مشخص‌شده را جمع‌آوری و آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب می‌کند، سپس شمارۀ صفحه‌های مربوط به هر کلمه را به آنها ارجاع می‌دهد و بعد از حذف ورودی‌های تکراری، فهرست را در صفحه ‌نمایش می‌دهد.

نکته: اگر به هر دلیلی کلماتی از سند حذف شد یا به آن اضافه شد، برای به‌روز شدن نمایه روی آن راست کلیک کنید و از گزینۀ Update field استفاده کنید.

 فیلم بدون صداست.