روش تماس با مجلات برای پیگیری وضعیت مقالهٔ درحال‌داوری
نویسنده: دکتر مهرداد جلالیان
روش تماس با مجلات و معمولا با سردبیر مجله (Editor In-chief) یا دفتر هیئت تحریریه (Editorial office) یا دبیر اجرایی مجله (Executive editor) با هدف پیگیری وضعیت مقاله‌ای که قبلا سابمیت شده، یکی از سؤالات نسبتا شایعی است که پیوسته با آن مواجه می‌شوم. امروز ایمیلی از یکی از استادان دانشگاه دریافت کردم که گویا مقالهٔ ایشان مدتی طولانی است در مجله‌ای در حال بررسی است و هنوز دربارۀ رد یا قبول مقاله اعلام نظر نشده است. ایشان خطاب به مجله متنی نوشتند و پیش از ارسال آن را به من دادند تا دربارۀ آن نظر دهم. از این فرصت استفاده می‌کنم و با انتشار سؤال این پژوهشگر (بدون ذکر نام و مشخصات مقاله و مجله) برای روش مکاتبه با دبیر اجرایی یا سردبیر مجله در چنین مواردی ایده‌هایی را به پژوهشگران پیشنهاد می‌کنم.
متن ایمیل در زیر با رنگ آبی نوشته شده و پاسخ من در ادامه با رنگ مشکی آمده است:
جناب آقای دکتر جلالیان
با سلام و عرض ادب، دکتر ... هستم متخصص ... در کارگاه آموزش مقاله‌نویسی ISI دانشگاه ... افتخار آشنایی با حضرت‌عالی را داشتم. در صورتی که مقدور باشد می‌خواستم از راهنمایی و نظر جنابعالی در رابطه با نامه‌ای که به سردبیر یک ژورنال نوشته‌ام مطلع شوم. لازم به ذکر است هدف از نوشتن نامه، اطلاع از وضعیت مقالهٔ سابمیت‌شده و مرحلهٔ رسیدگی به آن است. دو سؤال خدمتتان داشتم:
اصولا ارسال چنین نامه‌ای به سردبیر با هدف مذکور رایج یا به عبارتی صحیح است یا خیر؟
متن نامه را مناسب می‌دانید یا نیازمند تغییر است؟
از صرف وقت و توجه شما بی‌نهایت سپاسگزارم.
با احترام. دکتر ...
استادیار بخش ...، دانشگاه علوم پزشکی ...
پاسخ به سؤال اول
بدیهی است که چنین نامه‌ای با هدف مذکور نه‌تنها رایج است بلکه بسیار زودتر از این‌ها لازم بوده با مجله تماس بگیرید. تماس تلفنی هم در برخی موارد که به ایمیل با تأخیر پاسخ داده شود گزینهٔ خوبی است.
متن ایمیل ایشان به سردبیر مجله به شرح زیر و به رنگ آبی آمده است. توضیحات من در ادامه به رنگ مشکی خواهد بود.
Dear Professor…
I am writing to you regarding the article entitled … which was submitted in the … about 9 months ago. Unfortunately, I didn’t receive any E-mail regarding the peer-review procedure. I wish I could know if the article is about to be peer-reviewed or if it wasn’t qualified enough to be published in the journal. I would be grateful if you could kindly inform me about that.
Thank you very much for your time and consideration.
Sincerely yours
پاسخ به سؤال دوم
· در سطر اول بهتر است از عنوان پروفسور برای سردبیر مجله استفاده نشود و حتی اگر ایشان پروفسور است، عنوان جایگاه ایشان در مجله مورد خطاب قرار بگیرد؛ یعنی Editor. بنابراین می‌توان Dear editor را جایگزین مناسبی برای آن دانست. یا حتی در صورتی که نمی‌توان پیش‌بینی کرد که چه کسی در مجله این ایمیل را دریافت می‌کند، Dear Sir/Madam مناسب است.
· در سطر دوم متن، عبارت I am writing to you regarding دیده می‌شود. که بهتر است با این عبارت جایگزین شود:
I am writing you regarding
حتی بهتر است این‌طور نوشته شود:
I am writing to XXXXX
· در سطر اول به‌جای Which بهتر بود از that استفاده می‌شد. با این حال کل جمله از نظر من مشکل‌دار است و باید با جملهٔ بهتری جایگزین شود. برای مثال جمله‌ای این چنینی:
Regarding the manuscript entitled "XXX" that was submitted to your journal nine months ago XXXXXX
· عدد 9 به حروف و به شکل nine نگارش شود.
· جملهٔ دوم را که با Unfortunately شروع کرده‌اید، بهتر است با جملات بعدی ادغام کنید و بنویسید:
Since I haven't received any response from your journal yet' I would appreciate if you kindly update me with any result of peer review.
· نکتهٔ مهمی که در اینجا وجود دارد این است که مقاله را از طریق ایمیل به مجله ارسال کرده‌اید یا از طریق سیستم آنلاین سابمیشن به سایت مجله سابمیت شده است. در حالت اول بر روی وب‌سایت مجله دوبل چک کنید که آدرس ایمیل مجله را صحیح وارد کرده باشید و ایمیلی که مقاله را به آن ارسال کرده‌اید صحیح باشد؛ اشتباه انتخاب نشده باشد یا حرفی از ایمیل اشتباها هنگام کپی کردن آن حذف نشده باشد. در حالت دوم خوب است وارد سیستم آنلاین مجله شوید و همان‌جا با سردبیر مجله ارتباط برقرار کنید.
· در صورتی که زمان سابمیت کردن مقاله به شما ایمیلی فرستاده باشند و شمارهٔ رسیدگی یا شمارهٔ منبع (Manuscript No) به مقالۀ شما اختصاص داده باشند، حتما آن را در ایمیل خود ذکر کنید تا ردیابی مقاله در مجله راحت‌تر صورت بگیرد.
· مدت‌زمان نه ماه بسیار طولانی است. بهتر است در زمان سابمیت مقاله به مجله به اطلاعات مربوط به نویسندگان بر روی وب‌سایت مجله مراجعه شود، معمولا مدت زمان متوسط داوری مقالات مجله در این قسمت ذکر شده است. مثلا ممکن است این زمان یک ماه تا سه ماه اعلام شده باشد. در این صورت اگر بعد از یک یا دو ماه خبری نشد، لازم است با مجله مکاتبه شود تا این قدر موضوع به درازا نکشد.
· در برخی موارد گاه مجله فراموش می‌کند مقاله را در مسیر رسیدگی قرار دهد یا مقاله را گم می‌کند. در چنین مواردی خوب است اگر مقاله آنلاین سابمیشن شده است، یکی دو هفتهٔ اول مرتب به سایت سر بزنید تا مطمئن شوید مقاله از مرحلهٔ انتظار برای انتخاب داوران گذشته و به مرحلهٔ داوری رسیده است. اگر دو سه هفته همچنان در مرحلهٔ انتخاب داور باشد، لازم است با مجله مکاتبه شود و جویای احوال مقاله شد تا بلکه سردبیر مجله سریع‌تر داوری انتخاب کند. ممکن است سردبیر به داورانی ایمیل فرستاده باشد تا برای داوری مقالۀ موردنظر داوطلب شوند و هنوز آنها پاسخ نداده باشند، درنتیجه سردبیر مقاله را فراموش کرده باشد. ایمیل شما باعث می‌شود سردبیر مقاله را به یاد آورد و با داوران تماس بگیرد. این مورد یکی از شایع‌ترین علل به تأخیر افتادن رسیدگی به مقالات در مجلات است.
امیدوارم انتشار این سؤال و پاسخ، ایده‌های خوبی در مورد رسیدگی و پیگیری مقالات سابمیت‌شده به مجلات داده باشد.
منبع: جعبه‌ابزار مهندسی شیمی
دیدگاه‌ها